إستراتيجية التواصل مع الموظفين
10 نصائح عملية تضمن لك النجاح , وتمكنك إستراتيجية التواصل مع الموظفين او ما يسمى أيضا بسماع صوت الموظف من تحسين بيئة العمل من خلال فهم احتياجات موظفيك ورغباتهم واهتماماتهم .
- في هذا المقال، سنحاول فهم إستراتيجية التواصل مع الموظفين بشكل أعمق وكل ما تحتاج لمعرفته لتصميم الاستراتيجية الخاصة بك.
المحتويات
- ما هي استراتيجية التواصل؟
- لماذا تحتاج الشركات إلى إستراتيجية تواصل؟
- كيف تصمم إستراتيجية تواصل فعاله؟
- بعض التحديات التي يمكن ان تواجهها اثناء عملية التواصل
ما هي استراتيجية التواصل؟
استراتيجية التواصل مع هي جهد منظم لفهم الأشخاص في شركتك بشكل أفضل وبالتالي تحسين تجربة الموظف وهي مصممه بشكل هادف لجمع تعليقات واراء فورية من الموظفين طوال دورة حياة الموظف بأكملها.
الهدف من استراتيجية التواصل مع الموظفين هو الاستماع الى الموظفين وتفهم مخاوفهم وكل ما يهمهم حتى تتمكن من التصرف بناءً عليها بأفضل شكل ممكن. وهذا بدوره يساعد المنظمة على تحقيق غرضها وأهدافها بشكل أفضل.
تعتبر عملية ممنهجة للتعرف على رأي الموظف، وهو حجر الأساس لاستراتيجية التواصل مع الموظفين.
حين نتحدث عن الآراء فإننا نتجاوز الوسائل المعتادة للتواصل مثل استطلاعات الرأي الدورية حول مشاركة الموظفين والاستطلاعات السنوية والمقابلات والاحصائيات والأرقام انما الاصغاء الى ما يفكروا فيه
يجب أن تتضمن إستراتيجية التواصل محادثات مستمرة بين المديرين وأعضاء فريقهم بطرق عديده حيث يعد مصدرًا مفيدًا للمعلومات لأنه غالبًا ما يكون المدير المباشر أول من يسمع عن مخاوف الموظف ورغباته واحتياجاته.
هناك أداة أخرى مهمة يجب ان تتضمنها استراتيجية التواصل وهي حلقات النقاش وهي طريقة فريدة للكشف عن المعلومات القيمة عند إشراك الموظفين بشكل مباشر في عملية صنع القرار وحلول الأعمال.
لماذا تحتاج الشركات إلى إستراتيجية تواصل؟
السبب الرئيسي لأهمية وجود إستراتيجية استماع للموظف هو تلقي الآراء باستمرار من العاملين لديك حول تجربة الموظف.
يساعدك تحليل تلك الآراء من اكتساب رؤية فعليه تمكن المنظمة ككل من تحقيق أهدافها بشكل أفضل ولكن هناك أسباب معينه تجعل من المهم أن يكون لديك استراتيجية تواصل اهمها
- أن تصبح المنظمة تتمحور حول الموظف
الشركة ذات الثقافة المرتكزة على الموظف هي المكان الذي يرحب بالتواصل المفتوح، ويشجع الملاحظات والآراء، ويوفر الراحة النفسية، ويلهم الابتكار. هذه كلها أشياء يمكن تعزيزها والتأثير عليها بشكل إيجابي من خلال استراتيجية التواصل
المنظمات التي تركز على الموظفين تجعل موظفيها بؤرة اهتمام عند صنع القرار حيث يعملون بجد لإجراء تغييرات بناءً على ملاحظات الموظفين. تشهد مثل هذه المنظمات معدلات تسرب أقل، بالإضافة إلى اندماج وإنتاجية وأداء أعلى.
- القدرة على اتخاذ الإجراءات بسرعة
ربما يكون هذا هو جوهر قيمة وجود استراتيجية تواصل فعالة حيث يوفر التواصل المستمر بين الموظفين والمديرين والموارد البشرية فرصة للاستماع حقًا إلى موظفيهم على أساس منتظم ومستمر. ليس فقط مرتين في السنة خلال الاستطلاعات أو تقييم الأداء السنوي وبالتالي يمنحك الفرصة لاتخاذ لإجراء بسرعة متى لزم الأمر.
- القدرة على فهم موظفيك بشكل أفضل
النتيجة الطبيعية لما ورد أعلاه هي أنك ستكون أكثر وعياً بما يفكر فيه الموظفين وكيف يرون الجوانب المختلفة للمنظمة مثل الثقافة والقيادة والاهداف والتعويضات والمزايا الى اخره
كيف تصمم إستراتيجية التواصل؟
دعنا نلقي نظرة على بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند تصميم استراتيجية تواصل فعاله.
- لنظر الى استراتيجية الموارد البشرية والاستراتيجية العامة للمنظمة
كما نعرف انه يجب أن تتماشى الإستراتيجية العامة للمنظمة مع استراتيجية الموارد البشرية وهذا بدوره يحدد استراتيجية التواصل مع الموظفين.
بعبارة أخرى، يجب أن تكون جهود التواصل مع الموظفين متوافقة مع اهداف المنظمة والموارد البشرية لديك حيث ستساعدك مراجعة أهداف عملك على جمع التعليقات والبيانات الصحيحة وإجراء تحسينات تساعدك حقًا على تحقيق هذه الأهداف.
- اشراك الإدارة التنفيذية والإدارات المعنية
كما هو الحال مع أي إستراتيجية تريد تطويرها داخل العمل سوف تحتاج إلى دعم الإدارة التنفيذية والإدارات المعنية وإشراكهم قبل أن تبدأ. لأنه بدون دعمهم الكامل من المحتمل أن تفشل إستراتيجية التواصل مع الموظفين.
الإدارات المعنية يمكن ان تكون الإدارة العامة للحصول على الدعم الكامل في بدء التطوير، إدارة تكنولوجيا المعلومات لتقديم الدعم التكنولوجي، إدارة الشئون القانونية لتقديم إرشادات حول قضايا الخصوصية وحماية وإدارة البيانات, إدارة الاتصال.
هذه الإدارات على سبيل المثال وليس الحصر قد تكون هناك إدارات أخرى يمكن ان تعنى بذلك اعتمادًا على حجم وطبيعة الشركة التي تعمل بها.
- ضمان الخصوصية والسرية
إذا كنت تريد إنجاح إستراتيجية التواصل، فمن المهم بما كان أن تتأكد من أن موظفيك يشعرون بالراحة في مشاركة آرائهم دون خوف من التبعات كما تضمن الخصوصية وحماية البيانات مزيدًا من الطمأنينة لموظفيك وتحميك من الناحية القانونية.
- اختيار الوسائل التكنولوجية المناسبة
ستحتاج على الأرجح إلى عدة أدوات تقنيه لتتمكن من تلقي تعليقات واراء الموظفين وتحليلها بشكل فوري وهذا سيتوقف على حجم المنظمة والوسائل المتاحة والمهارة التقنية
- إشراك النطاق الأكبر من القوى العاملة
لأنها استراتيجية تواصل يجب ان تشمل كل من يعمل بالشركة سواء العاملين بدوام كامل او جزئي او مؤقت أو متعاون
- تغلب على مشاكل الاستطلاعات
بغض النظر عن عدد الأدوات التي ستستخدمها للتواصل مع الموظف، ستشكل الاستطلاعات جزءًا كبيرًا منها. ولذا فإن آخر شيء تريده هو أن يمل موظفوك من الاستطلاعات.
إذا أرسلت الكثير منها، أو إذا كانت طويلة جدًا، فسوف يمل موظفوك منها بسرعة وقد يتجاهلوها إذا رأوا أنك لا تتصرف بناء على ملاحظاتهم. لذا، كن ذكيًا بشأن ترتيب استطلاعاتك وحول عدد المرات التي ترسلها فيها.
- إجراء حلقات نقاش شخصية أو افتراضية
ستساعدك حلقات النقاش على جمع ملاحظات مهمة لاستكمال نتائج الاستبيانات.
يمكن لحلقات النقاش ان تكون الخطوة التالية في عملية التواصل للتعمق بشكل اكبر في المشكلات التي تم تحديدها من خلال نتائج الاستطلاعات حيث تقدم المزيد من الرؤى المتعمقة للكشف عن اتجاهات العمل والأفكار الجديدة كما تكشف نقاط القوة والضعف في المنظمة بالإضافة إلى الإجراءات اللازمة للحد منها أو تعزيزها أيضا ترسم صورة أكثر شمولاً عن شعور القوى العاملة تجاه المنظمة من خلال رؤى نوعيه وفي الأخير توفر فرصة إضافية لتظهر للموظفين أنك تقدر ملاحظاتهم وخبراتهم وأنك مكرس حقًا لتحسين العلاقة بين الموظف والشركة.
- كن صريحا وشفافًا
قد يكون هذا هو الجانب الأكثر أهمية في استراتيجية التواصل الناجحة. كما ذكرنا مشاركة نتائج أنشطة التواصل أمر في غاية الأهمية.
حيث يمكن أن يكون لهذا تأثير إيجابي على معدل الاندماج كما تعزز أيضًا الرضا الوظيفي والعديد من الأشياء الأخرى.
على الأقل، كن شفافًا بشأن الأفكار التي تكتسبها والرؤى من خلال جهود التواصل وشاركها مع موظفيك. كما سيكون رائع إذا شاركتهم خطة عمل طورتها نتيجة لتلك الأفكار
إذا كنت لا تفعل ذلك، فعلى الأقل كن صريحًا معهم ، وأخبرهم أنك تنظر فيما يمكنك فعله لتضمن استمرارية التواصل وحتى يعرف موظفوك ما يمكن توقعه من مساهمتهم.
- يجب ان يكون لديك خطة اتصال
مع وجود تحديات مثل مشاكل الاستبيانات ومخاوف الخصوصية، فكر في الطريقة التي ستتواصل بها باستمرار هذا يشمل:
معلومات حول نتائج الاستطلاع وما تنوي فعله بها ومعالجة مخاوف الخصوصية إن وجدت أيضا مشاركة قصص النجاح.
عند تطوير خطة الاتصال الخاصة بك، ضع في اعتبارك جميع موظفيك سواء موظفين او عمال ومن المرجح أن تختلف طريقة الوصول إليهم والتأكد من حصولهم على المعلومات بالفعل لذا فكر في هذا الامر جيدا
- اتخاذ الإجراءات اللازمة
المغزى الأساسي من استراتيجية التواصل مع الموظفين هو تحويل ملاحظات واراء الموظف إلى إجراء هادف لخلق تغيير مستدام في المنظمة.
لنفترض مثلا أن نتيجة استبيان معين يظهر أن موظفيك غير راضين عن استخدام أحد البرامج التقنية داخل المنظمة. يمكنك بعد ذلك المتابعة مع بعض الموظفين لمعرفة ما الذي يجدوه محبطًا بالضبط فيمكنك اجراء تدريب قصير بتقنية الفيديو لعرض النصائح والارشادات للموظفين حول كيفية استخدام البرنامج بشكل فعال.
بعض التحديات التي يمكن ان تواجهها اثناء عملية التواصل
يمكن أن يكون التواصل مع الموظف طريقة رائعة حقًا لتحسين تجربته اذا تم القيام بها بشكل فعال، فيمكن أن يساهم في إنشاء منظمة تتمحور حول الموظف حيث يشعر كل موظف بالتقدير وان صوته مسموع ومكان يساهم فيه الموظفون بفاعلية في نجاح الأعمال.
ومع ذلك، هناك بعض التحديات التي يمكن ان تواجهها:
تستخدم المنظمات مجموعة واسعة من الوسائل لفهم ما يشعر به موظفوها وما يفكرون به. هنا، من المحتمل أن يكون هناك خيط رفيع يفصل بين مبدأ نحن نصغي اليكم ومبدأ نحن نراقبكم او نستخدمكم أي ما الذي يضمن للموظف ان الآراء التي سيدلى بها لن تستخدم ضده
كما هنالك بعض المخاوف الجادة بشأن بعض الأنواع من تقنيات التواصل مع الموظفين لمجرد أن مصلحة المنظمة لا تتوافق دائمًا مع اهتمامات موظفيها. ونظرًا لوجود عدد لا يحصى من الأمثلة بالفعل على إساءة استخدام الشركات الكبرى لبيانات الأشخاص أو على الأقل عدم شفافيتها بشأن ما تفعله بها.
عند تطوير إستراتيجية التواصل، تأكد من مراعاة أخلاقيات التواصل مع الموظفين. اسأل نفسك: كيف نضمن أن المنظمة لا تسيء استخدام البيانات التي تجمعها من موظفيها؟ كما كيف يمكننا حماية الموظفين من هذا؟
وجود إستراتيجية تواصل فعالة هي المفتاح لقيادة تغيير إيجابي داخل المنظمة والاحتفاظ بموظفيك. من خلال وضع إستراتيجية موضع التنفيذ، فإنك تحول الآراء إلى مورد ذو قيمة لتحسين مكان العمل.
تويتر – لينكد إن
مقالات قد تهمك :
