التقرير السنوي للموارد البشرية
يعد التقرير السنوي للموارد البشرية من أفضل وسائل إبراز أهمية دور الموارد البشرية والقيمة التي تضيفها للمنظمات ويتناول الإنجازات والتحديات التي تمت مواجهتها على مدار العام. كما أنه يسلط الضوء على مدى مساهمة الموارد البشرية في تحقيق الخطط والأهداف الاستراتيجية للمنظمة.
عرض المعلومات والمؤشرات الصحيحة يعتبر أهم جزء بالتقرير لتوضيح إلى أي مدى تؤثر الموارد البشرية على الأهداف الاستراتيجية والأداء التنظيمي.
معرفة ما يجب ان يحتويه تقرير الموارد البشرية السنوي أمر ضروري لموظفي الموارد البشرية لأن مثل تلك التقارير لا تلخص نتائج جهود استراتيجية الموارد البشرية في العام السابق فحسب، بل ترسم أيضًا مسارًا مستقبليا لتطوير تلك الخطط.
أهداف التقرير
- عادة ما تقدم إدارة الموارد البشرية تقارير شهرية او أسبوعية الا ان التقرير السنوي يقدم نظرة أوسع وأشمل تساهم في لاتخاذ قرارات إستراتيجية طويلة المدى كما انه يقدم نظرة عامة عن الموظفين واتجاهات المنظمة ويضمن أن الممارسات التي تتبعها إدارة الموارد البشرية تتوافق مع اهداف وخطط المنظمة.
- يمكن الإدارة التنفيذية من إعادة تسليط الضوء على عوامل كانت تبدو غير مؤثرة في السابق.
- يقدم مراجعة للمبادرات والنتائج الرئيسية للعام الماضي.
- يسمح للموارد البشرية بتتبع مؤشرات القوى العاملة وقياس مستوى النجاحات والإخفاقات.
- يعمل كبوصلة توجيه تساعد المختصين في تحديد أهداف دقيقة وواقعية للعام التالي.
- يوفر منظور نوعي ذو أثر تراكمي يمكّن الإدارة التنفيذية من تطوير خطط المتابعة.
المؤشرات الواجب توافرها في التقرير السنوي للموارد البشرية
هناك 12 مهمة رئيسية للموارد البشرية، ويمكن أن يتضمن التقرير مؤشرات لجميع تلك المهام إذا لزم الأمر. ومع ذلك دائما ما يحتاج صناع القرار إلى المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب، لذا هناك عاملان اساسيان يجب وضعهما في الاعتبار عند اختيار نوعية المؤشرات التي سوف يتناولها التقرير
- الأشخاص المعنيين بالتقرير: يجب ان يركز التقرير على الأشخاص المعنيين به عن طريق تصميم وعرض المعلومات وفقًا لاحتياجاتهم واهتماماتهم.
- الاستراتيجية العامة للمنظمة: يجب تخصيص التقرير وفقًا لما وضعته الإدارة التنفيذية من خطط وأهداف. على سبيل المثال، إذا كانت استراتيجية المنظمة تتبنى الترقيات الداخلية كأداة للنمو فيجب تناول المؤشرات الخاصة بذلك في التقرير.
فيما يلي نستعرض 15 من أهم المؤشرات التي تندرج تحت مهام للتوظيف الاستبقاء والتدريب والتطوير والولاء:
مؤشرات التوظيف
تستخدم مؤشرات التوظيف لقياس مدى نجاح عملية التوظيف وتحسين عملية تعيين المرشحين للعمل حيث توفر البيانات اللازمة لتحسين عملية التوظيف والتي تؤثر بشكل مباشر على الأرباح ومن أبرزها:
- 1 مؤشر تكلفة التوظيف يقيس مدى كفاءة وفعالية عملية التوظيف بأكملها من حيث التكلفة. ويتكون من إجمالي التكاليف الداخلية المتعلقة بعملية التوظيف مثل التكاليف الإدارية، وما إلى ذلك بالإضافة التكاليف الخارجية مثل نفقات الاستعانة بالمصادر والبحث، وما إلى ذلك. يوفر هذا المؤشر نظرة ثاقبة على التكاليف وكيف يمكن تحسين الاستفادة منها في مراحل التوظيف المختلفة.
- 2 معدل إنتاجية الموظفين الجدد ويقيس الوقت الذي يستغرقه الموظفين الجدد للوصول إلى الإنتاجية والاداء المرغوب. وهو مؤشر زمني من اليوم الأول الى النقطة التي ينخرط فيها الموظفون الجدد بشكل كامل وفعال في المنظمة.
- 3 معدل المقابلات إلى التوظيف – ويشير إلى عدد المقابلات التي يتعين على اخصائي التوظيف إجراؤها قبل الوصول الى اختيار المرشح النهائي ويعتبر مؤشر مفيد جدا لأنه يوضح عدد الساعات التي تم قضاؤها في إجراء المقابلات. كما يشير أيضًا إلى ما إذا كانت طرق البحث والاستقطاب المستخدمة فعالة أم لا، ومدى وضوح إعلان الوظيفة او الوصف الوظيفي ومدى التنسيق بين المدير المسئول وأخصائي التوظيف.
- 4 معدل تسرب الموظفين الجدد – وهي نسبة الموظفين الذين يغادرون المنظمة خلال فترة زمنية معينة، عادةً في السنة الأولى. ويحسب بقسّمة عدد المغادرين من الموظفين الجدد على إجمالي عدد المغادرين في نفس الفترة. يقيس هذا المؤشر جودة برنامج الإعداد ومدى توافق الوظيفة مع الموظف الجديد. كما يوضح أيضا مدى صحة الثقافة التنظيمية السائدة لأنه كلما ارتفع كلما دل على مشاكل تنظيمية.
مؤشرات الاستبقاء او الاحتفاظ
تعيين الأشخاص المناسبين أمرًا مهمًا، والاحتفاظ بهم له أهمية أكبر. هذا هو السبب في أن مؤشرات الاحتفاظ بالموظفين هي جزء أساسي من تقرير الموارد البشرية السنوي. توفر مؤشرات الاحتفاظ نظرة دقيقة حول سبب بقاء الموظفين ويمكن استخدامها لمراقبة الموظفين المحتمل مغادرتهم وأيضًا لتقليل التسرب على المدى الطويل.
أبرز تلك المؤشرات:
- 5 عدد القوى العاملة – عدد الموظفين في المنظمة في نقطة زمنية معينه. وهذا يشمل الموظفين بدوام كامل والمتعاقدين، والمستقلين، وما إلى ذلك. ولجعله اكثر دلالة يمكن عرض رسم بياني يوضح عدد الموظفين في نقاط مختلفة من العام، والتعليق إذا كانت هناك أية تغييرات مهمة في تلك الفترة.
- 6 التركيبة الديموغرافية والتنوع يشير إلى عدد الموظفين لديك لكل فئة ديموغرافية. استنادًا إلى أهداف المنظمة من حيث الخصائص الديمغرافية واثرها على قوة أو ضعف المنظمة و ملاحظة أي اتجاهات إيجابية أو سلبية. مثل أثر انخفاض فئة على حساب فئة أخرى وما الى ذلك
- 7 معدل التسرب ويحسب بقسمة عدد الموظفين المغادرين على متوسط عدد الموظفين في نفس الفترة وتشير النظرة السنوية لمعدل التسرب إلى مدى جودة أو سوء المنظمة في الاحتفاظ بالمواهب ، ومدى جاذبية العلامة التجارية ، ومدى فاعلية برامج الموارد البشرية.
- 8 تكلفة التسرب يرتبط بمعدل التسرب، ويوضح متوسط تكلفة تسرب الموظفين. يتم حساب ذلك من خلال الحصول على متوسط التكلفة لشغل منصب معين بالإضافة إلى تكاليف الإعداد والتوجيه.
- 9 مؤشر أسباب المغادرة من المهم ملاحظة ما الذي يدفع الموظفين إلى المغادرة والأسباب التي أدت الى ذلك . وهي طريقة فعالة لمراجعة جهود الموارد البشرية وأولويات العام المقبل والاستراتيجيات التي يجب التركيز عليها. وتجمع هذه المعلومات من خلال ما يذكره الموظفين في مقابلات الخروج.
مؤشرات التدريب والتطوير
تعتبر تكاليف التدريب والتطوير من أول التكاليف التي يتم خفضها عندما تواجه المنظمات ضغوط مالية. ولهذا السبب، يجب أن يتضمن تقرير الموارد البشرية السنوي مؤشرات لفاعلية برامج التدريب والتطوير. حيث زادت أهمية قدرة الموظفين على تطوير واكتساب المهارات مؤخرا، وبالتالي كلما تمكنت من إظهار مقدار ما تم إنفاقه ونتائج ذلك، كلما كان ذلك أفضل ومن أهمها:
- 10 تكلفة التدريب لكل موظف مؤشر مباشر يقسم التكلفة الإجمالية للتدريب على عدد الموظفين. يمكن أن يكون هذا لبرنامج معين أو لجميع الدورات التدريبية التي تم إجراؤها في عام معين. يمكنك مقارنة تكلفة التدريب لكل موظف بمعايير مجال المنظمة أو كمقارنات سنوية.
- 11 العائد على الاستثمار في التدريب – ويقيس حجم أرباح المنظمة من الاستثمار في التدريب. ويركز على القيمة المضافة ونتائج الأعمال المتعلقة ببرامج التدريب. ومع ذلك، فهو ليس مؤشرا لرضا الموظفين عن تلك البرامج.
مؤشرات المشاركة – الولاء – الانخراط
هو مؤشر على مدى تحفيز موظفيك وتواصلهم ومدى انخراطهم. حيث كلما زاد انخراط الموظف كلما كان أكثر إنتاجية ومساهمة في تحقيق الأهداف ومن أهمها:
- 12 مؤشر رضا الموظفين وهو عبارة عن استبيان من ثلاثة أسئلة تقيس مدى رضا الموظفين عن وظائفهم وهي:
– ما مدى رضاك عن مكان عملك؟
– إلى أي مدى يلبي مكان عملك توقعاتك؟
– ما مدى قرب وظيفتك من وظيفتك المثالية؟
تحسب الإجابات على مقياس من 1 إلى 10. بالنسبة لتقرير الموارد البشرية السنوي الخاص بك ، قم بعرض رسوم بيانية بالنتائج حسب الأقسام والتركيبة الديموغرافية والمقارنات السنوية وأي مؤشر آخر ذو صلة.
- 13 مؤشر ترشيح مكان العمل أحد أكثر مؤشرات الموارد البشرية شيوعًا. ويتم قياسه من1 الى 10 عند الإجابة على السؤال عن مدى احتمالية أن توصي بهذه المنظمة كمكان للعمل؟” أو “بناءً على تجربتك ، ما مدى احتمالية أن ترشح المنظمة الى صديق أو زميل؟”
مؤشرات الإنتاجية والأداء
أخيرًا، من المهم عرض مؤشرات الإنتاجية والأداء، والتي تشير إلى مدى جودة أداء الموظفين لوظائفهم ومنها:
- 14 معدل التغيب هو مؤشر رئيسي للصحة التنظيمية معرفة معدل الغياب الدقيق سيساعد في اتخاذ الإجراءات اللازمة سواء للحد منه او تدعيمه.
- 15 عائد الاستثمار في رأس المال البشري يعتبر مؤشر إستراتيجي للموارد البشرية حيث يعرض من الناحية المالية القيمة التي تضيفها القوى العاملة مقابل ما تم انفاقه على التدريب والتطوير، والرواتب والمزايا، وإدارة المواهب، والتوظيف ، إلخ.). وهو بمثابة انعكاس حقيقي لقيمة رأس المال البشري على المنظمة.
كيفية اعداد تقرير الموارد البشرية السنوي
تقارير الموارد البشرية المتواضعة هي عبارة عن إحصائيات مجمعة في جداول وبيانات، دون إضافة أي شيء آخر إليها مما يجعلها غير دالة الى حد كبير
يمكنك جعل تقرير الموارد البشرية السنوي فعال ومؤثر باستخدام رسوم ولوحات بيانية وتمثيلات جنبًا إلى جنب مع التوصيات والتعليقات.
ضع في اعتبارك العناصر التالية عند إعداد تقرير الموارد البشرية السنوي:
- مؤشرات الأداء والأهداف العامة وهي الأهداف التي حددتها الموارد البشرية والمنظمة في بداية العام.
يمكنك تقديم ملخصًا لمستوى التقدم الذي تم احرازه في تحقيق كل هدف. كما يمكنك عرض 4 أو 5 استنتاجات رئيسية تمثل اتجاه عام في التقرير بأكمله.
- الأشخاص المعنيين بالتقرير
ضع في اعتبارك الشخص الذي ستقدم إليه التقرير وصمم المعلومات وفقًا لاحتياجاتهم واهتماماتهم
- تناول البيانات بصورة قصصية
غالبا ما تمل الإدارات والموظفون من التقارير الجافة والإحصاءات المعقدة. بدلاً من ذلك، قم بتحويل الأرقام إلى روايات مقنعة لتحفيز العمل. وتأكد من أن قصصك وتقاريرك وإحصاءاتك شفافة وسهلة الفهم من قبل المعنيين بالتقرير.
مثلا: بدلاً من تقديم إحصائيات حول كيفية زيادة إنتاجية الموظف، يمكنك ذكر قصة موظف استفاد من العمل عن بُعد وزاد إنتاجيته بنسبة معينة
- تحديد أهداف العام المقبل
في نهاية التقرير، فكر في أهداف العمل للعام التالي وسلط الضوء على تطلعاتك حول كيفية تحديد الموارد البشرية لأهدافها وسبل توافقها مع الأهداف العامة للمنظمة.
- لوحة البيانات او الداش بورد
ساعد الأشخاص المعنيين بالتقرير على تحليل البيانات وتصورها واتخاذ القرارات بشأنها عن طريق عرض لوحة بيانات أولية في التقرير ويفضل أن يتم دمجها في صفحة واحدة حيث يمكن للأشخاص المعنيين الرجوع إليه بسهولة عند الحاجة.
الخلاصة
عند اختيار المؤشرات الأكثر تأثيرًا للتقارير السنوية، ضع في اعتبارك من هم المعنيين بتلك التقارير وما هي القيمة التي أضافتها الموارد البشرية لتحقيق أهداف المنظمة وسبل نموها واستثمر الفرصة لتسليط الضوء على المساهمات والمخاطر التي قد تواجهها المنظمة فيما يتعلق برأس المال البشري
تويتر – لينكد إن
مقالات قد تهمك :
