هل سمعت بمفهوم تخطيط التعاقب الوظيفيّ من قبل؟

“عندما يغادر أفضل موظفيّ؛ سترحل المعرفة معه”

هذا ما كتبه أحدهم ذات يوم شارحًا معاناته. طبعًا، لا ننكر أن هذه هي سُنّة الحياة؛ طبيعة البشر في الغالب، ليست على حالٍ دائمة، إذ يعتريها الموت، المرض، كبر السن، أو الاستقالة.. أو أيّ عارضٍ آخر. وهناك شواهد كثيرة على معاناة غياب البدلاء، نذكر منها: ما حدث مع فريق: تشابيكوينسي بعد فاجعة سقوط الطائرة، والمأساة التي لحقت بهم، الفجوة التي لم يتمّ سدّها؛ لغيابِ صفٍّ ثانٍ، لم يتمّ تدارك هذا الغياب المؤلم والمفاجئ. ولكن تجنبًا لمثل هذا النوع من المعاناة، ظهر مفهوم التعاقب الوظيفيّ والمقصود به بشكلٍ مبسّط: تعاقب أو إحلال موظفٍ كبديلٍ لموظفٍ آخر، في الحالات الطارئة. ولأهمية هذه الممارسة في تحوّل وتطور الموارد البشرية، سنذكر في هذا المقال أهداف وعناصر وطريقة تبني وتنفيذ هذا المفهوم في منشأتك.

استراتيجيات تخطيط التعاقب الوظيفي

تخطيط التعاقب الوظيفيّ له عدّة استراتيجيات، منها: 

1- اختيار وتحديد العوامل الأساسية للنجاح المطلوب في الشركة

2- وضع المعايير المهمة لتحديد الكفاءات من الموظفين والذين يملكون المهارات المطلوبة وتدريبهم 

3- وضع خطط زمنيّة وموارد كافية لتحضير الكفاءات؛ لفهم أدوارهم في المستقبل

أهداف وفوائد تخطيط التعاقب الوظيفي

بعض الأهداف الرئيسية لمتطلبات تخطيط التعاقب الوظيفي: 

1- استدامة النموّ الوظيفي المؤسسي على المدى البعيد

2- استمرار توفير الكفاءات الوظيفية والتقليل من مخاطر فقدانهم 

3- بيان مدى جاهزية الموارد البشريّة المتاحة 

4- تأهيل وتحفيز الموظفين بشكلٍ أفضل والاستثمار في رأس المال البشريّ

5- توفير الكثير من الوقت والجهد في الحالات الطارئة 

6-  تطوير عقلية موارد بشريّة مستدامة ومنتظمة 

7-  تقييم وتطوير الآداء بشكلٍ مستمر

عناصر تخطيط التعاقب الوظيفي

1- تحديد البديل المميز للموظف الحاليّ 

2- تحديد المتطلبات الوظيفية الطارئة

3- بناء الموارد البشريّة ذات الكفاءة العاليّة 

4- تقييم تقدّم الآداء 

نماذج ومنهجيّة تخطيط التعاقب الوظيفي

 يجب على كلّ شركة أن تختار الطريقة المناسبة لها؛ لتنفيذ تخطيط التعاقب الوظيفي، وله عدة نماذج منها: 

1- التعاقب الوظيفي القصير المدى؛ أيّ الاستبدال في الحالات الطارئة 

2- التعاقب الوظيفي الطويل المدى؛ أيّ إدارة وتطوير المواهب والكفاءات

3- التعاقب الوظيفي الذي ينتج عن خلط النموذجين معًا؛ أيّ ضمان إدارة الشركة لسد العجز والفراغ الذي يُمكن أن يُحدِث بسبب الحالات الطارئة

تنفيذ تخطيط التعاقب الوظيفي

يتمّ التنفيذ من قبل مجلس الإدارة، والحدود القصوى لتنفيذ تخطيط التعاقب الوظيفي تدور حول الموارد البشريّة، المستهدفة، والوظائف المستهدفة أيضًا، ويُطبّق تبعًا للأهمية القصوى لتلك الوظائف، وله عدّة مراحل منها: 

1-  تحديد الوظائف ذات الأهمية المؤسسية الطارئة جدًا، والتي تتأثر الشركة في حال مغادرة موظفيها. بحيث يجب أن يكون هناك بديل مباشر للموظف الحالي

2-  تحديد الكفاءات؛ أيّ الموظفين ذوي  المهارات والصفات الشخصية  المتميزة والأداء المثالي والإمكانات العالية لشغل الوظائف في الحالات الطارئة

3-  تدريب وتطوير الكفاءات من المرشحين المناسبين، عن طريق استكشاف ومتابعة أدائهم، إمكانياتهم، ومهاراتهم؛ لشغل تلك الوظائف ومدى مناسبتها لهم 

4- تحديد الأوقات المناسبة لتوزيع المهام الرئيسية وإعادة عمل الوظائف والاستمرار في العمل

5- وضع الخطط الزمنية  اللازمة للتدريب والتطوير، لتأهيل، وتحسين إنتاجية الشركة

6- تدريب الكفاءات عمليًا على المهام المطلوبة للوظائف

الأدوات المساعدة على تخطيط التعاقب الوظيفي

للتعاقب الوظيفيّ، أدوات عديدة تساعد على تخطيطه، نذكر منها: 

1- نظام قياس مؤشر الأداء KPI الذي يوضح مدى فعالية الشركة في تحقيق أهدافها

‏2- إنشاء  قاعدة تضم السّير الذاتية؛ للمساعدة في الوصول إلى المرشحين المناسبين وتوظيفهم 

‏3- نظام التوظيف ATS الذي يُدير عملية التوظيف بشكلٍ كامل 

‏4- أدلة شاملة لبيانات الموارد البشرية.