عملية التوظيف

هي مجموعة من الإجراءات التي تستخدمها الشركات لاستقطاب المرشحين المناسبين للعمل، وبالتالي مساهمتها  في رفع إنتاجية الشركة وتحقيق أهدافها. لذلك سنتطرّق في هذا المقال عن أهمية التوظيف، الوظائف الشاغرة، خطوات استقطاب التوظيف.. إلى التعيين.

أهمية التوظيف

للتوظيف أهمية كبرى؛ إذ يعد من العناصر المهمة في عمليات إدارة الموارد البشرية في الشركات، وذلك من خلال استقطاب واختيار الكفاءات والمؤهلات العالية لشغل الوظائف والمناصب الشاغرة داخل الشركة؛ للتأثير فيها والرفع من مكانتها المؤسسية.

أنواع التوظيف

للتوظيف نوعين: توظيف داخلي، توظيف  خارجي 

1- التوظيف الداخلي

 عندما تملأ الوظائف الشاغرة في الشركة من قبل موظفيّ الشركة الحاليين كـ الترقية، إحالة موظف، التحويل. وله عدة مزايا منها:

1- مزايا إقتصادية 

2- تقوية العلاقات بين رائد العمل والموظف 

3- القدرة على التكيّف 

2- التوظيف الخارجي

أكثر طريقة متبعة هنا، هي الإعلان الوظيفي عن الوظائف الشاغرة. وله عدة مزايا منها:

1- يجدد الهيكل التنظيمي للشركة 

2- يساعد على التكيف وتغيير بيئة العمل لـ بيئة أفضل 

الفرق بين التوظيف الداخلي والتوظيف الخارجي

1- التوظيف الداخلي

1- تشغل الوظائف الشاغرة من خلال موظفي الشركة الحاليين  

2- إقتصادي  سهل وسريع 

3- لا يحتاج الموظف فيه الى التكيف مع بيئة العمل

4- لا تسجل فيه الأفكار والمهارات الجديدة

5- لا يساعد في القضاء على البطالة 

6- لا يوجد فيه احتمال خطأ في توظيف المرشح الخطأ

7- لا يملك فريق الإدارة خيارات محددة للاختيار 

2- التوظيف الخارجي

1- يعين موظف جديد خارجي للشركة عن طريق الإعلان الوظيفي

2- مكلف ويتطلب عدة تقييمات 

3- يستغرق الموظف الجديد وقتًا للتكيف مع بيئة العمل 

4- تسجل فيه الأفكار والمهارات الجديدة 

5- يساعد في القضاء على البطالة

6- من المحتمل جدًا توظيف المرشح الخطأ  

7- يملك فريق الإدارة  خيارات متعددة لاختيار المرشح المناسب

خطوات استقطاب التوظيف

تعتمد الشركات الكثير من خطوات الاستقطاب، نذكر منها: 

1- تحديد الحاجة الوظيفية

  يتم تحديد الوظائف الشاغرة والتي تحتاج الشركة – لسدّ العجز الوظيفي – إلى مرشحين مناسبين لشغلها بالكفاءات، ويتم ذلك من قبل إدارة الموارد البشرية في الشركة. 

تحدد الوظائف الشاغرة في الشركات بحسب العوامل المسببة لها، نذكر منها: 

1- خطة توظيف 

2- استقالة / إنهاء الخدمات 

3- ترقية الموظف 

4- التوسع في الهيكل التنظيمي للشركة

2- وضع الخطط الوظيفية 

يتم وضع الخطط الوظيفية الكاملة لشغل هذا الشاغر الوظيفي؛ من قبل الإدارة و إدارة الموارد البشرية في الشركة 

3- الوصف الوظيفي للوظائف الشاغرة

يُعّرف بأنه الوصف الشامل الذي يزود المرشح المناسب بالغرض من الوظيفة وهيكلها التنظيمي في الشركة والمهام المطلوب تأديتها، ويحتوي على عدة عناصر منها:

1- الهدف الأساسي من  الوظيفة

2- المسمى الوظيفي المطلوب 

3- المهام الرئيسية الروتينية المطلوبة من شاغل الوظيفة

4- مكان وبيئة الوظيفة

5- المدير المباشر للمرشح المناسب

6- مستوى أداء الوظيفة والموقع التنظيمي لها 

7- العلاقات الوظيفية

4- الإعلان الوظيفي

يعتبر الإعلان الوظيفي المميز من أهم العوامل التي تعتمدها الشركات لزيادة فرص الحصول على مرشحين مناسبين للشواغر الوظيفية، وله عدة مميزات منها:

1- يتيح المنافسة على أفضل الكفاءات 

2- يتيح زيادة فرصة رؤية الإعلان والانتشار الواسع له 

3- رفع ميزانية الإعلان يزيد من نطاق التنافسية مع إعلانات الوظائف المشابهة

4- وسيلة تواصل جماهيرية غير شخصية 

5- أداة لدعم السوق 

5- النشر

بعد التأكد من صحة المعلومات التي طُرحت في الإعلان الوظيفي، والتأكد من أنها توفر القدرة على تنزيل السير المستلمة،  يتمّ نشره باستخدام الأدوات الحديثة للمساعدة في العثور على المرشحين المناسبين وفقًا للفئة المستهدفة من المرشحين، في عدّة منصات منها: 

1- وسائل الإعلام ( صحافة/ شبكات التواصل الإجتماعية ) 

2-  الوسطاء ( الزملاء في ميدان العمل/ وكالات توظيف ) 

3- شبكات التواصل المهنية ( الاتصالات الشخصية/ الجمعيات المهنية )

6- الفرز وتصفية السير الذاتية

بعد نشر الإعلان واستقبال السير الذاتية وطلبات التوظيف، يتم مراجعتها وتصفيتها من قبل مسؤولي التوظيف لتحديد المرشحين المناسبين وذلك من خلال مقارنة المؤهلات والخبرات ببعضها ومدى ملائمتها للوصف الوظيفي. وبسبب التحول الرقمي وتوفير الوقت والجهد يتم ذلك بمساعدة روبوتات الذكاء الاصطناعي .. حيث يتم أتمتة تدفق السير تلقائيًا وتصفيتها، من قبل الأنظمة الإلكترونية هذه. استخدم وتتبع الخطوات لتدفق ملفات السير وتصفيتها تلقائيًا. من هنا و هنا

7- المقابلات الشخصية

تعتبر المقابلات الشخصية من أهم الأدوات التي يركز عليها مسؤولي التوظيف؛ في عملية الاختيار الوظيفي، ولها عدة أنواع و خطوات منها:

المقابلة وجهًا لوجه مازالت هي الأفضل، لكن هناك عدة أنواع أخرى، منها:

1- المقابلات الفردية

2- المقابلات الجماعية

3- سلسلة المقابلات المتعاقبة

4- المقابلات الهاتفية

5- مقابلات الضغط 

6- المقابلات غير المنتظمة

ثمّ تنفّذ المقابلة الشخصية وفقًا لهذه الخطوات، ونذكر منها: 

1- إعداد مكان المقابلة الشخصية 

2-  بداية المقابلة الشخصية

3- البدء في طرح أسئلة المقابلة الشخصية 

4- صياغة أسئلة المقابلة الشخصية

3- إنهاء المقابلة الشخصية 

8- العرض الوظيفي

العرض الوظيفي يسمى قانونًا: الإيجاب المقدم من صاحب العمل إلى المرشح المناسب. بعد استيفاء الشروط المطلوب توافرها لشغل الوظيفة الشاغرة، ويتضمن هذا العرض عدة بيانات منها: 

1- مكان العمل

2- المسمى الوظيفي 

3- الأجر الذي سوف يتقاضاه المرشح

4- تحديد مدة زمنية للعرض 

ويتطلب التوقيع من الطرفين، وبعد التوقيع يسمى: الإيجاب الصادر من المرشح

9- التوجيه والتأهيل

يتمّ توجيه وتدريب عملي للمرشح المناسب في هذه المرحلة، لمدة زمنية محددة مسبقًا من قبل إدارة الشركة، ويهدف إلى تأهيل المرشح لشغل الوظيفة والانخراط الاستقلالي في العمل

10- التعيين

المرحلة الأخيرة، والهدف الأساسي الذي تسعى إليه الشركة، والمقصود به: دخول الفرد المرشح إلى العمل في الشركة والانضمام الرسمي لفريقها. أو نقل موظف من درجة وظيفية إلى أخرى.

المراجع:

نموذج وصف وظيفي

دليلك لكتابة إعلان وظيفي 

دليلك للمقابلات الشخصيّة

نماذج عرض وظيفي

الخطوات اللازمة لتدريب الموظفين