نماذج عمل حديثة يجب ان تتبناها الموارد البشرية

كان للتحول الرقمي تأثير في طُرق العمل قبل فترة طويلة من وقوع الجائحة، ولكن أدّت كُل من عمليات الإغلاق وتحول العمل ليصبح عن بُعد إلى تسريع هذه التغييرات بطرق ملحوظة.

أهلاً بكم في مستقبل العمل، حيث أُثبِتَ أنّ الأسابيع المكونة من 4 أيام عمل أنها أكثر إنتاجية من أسابيع العمل التقليدية المكونة من 5 أيام عمل، وحيثُ يفكر الرؤساء التنفيذيون ومديرو المعلومات في تقاسم الوظائف، كما يريدون الأشخاص ذوو المواهب المميزة توفر المرونة في العمل على أساس أداء المهام المُكلّف لهم بدلاً من أن يكونوا موظفين بدوام كامل. بصفتك متخصصًا في الموارد البشرية، كيف ستؤدي هذه التوجهات إلى عرقلة عالمك؟

المحتويات

• تأثير عوامل عدم اليقين في السوق على طريقة عملنا

• التوجّه 1: العمل المرن

• نموذج العمل المرن (ما يجب أن تفكر به الموارد البشرية)

• التوجّه 2: مشاركة الوظيفية (مشاركة مهمة الإدارة)

• نموذج مشاركة الوظيفية (الإدارة): ما يجب أن تفكر به الموارد البشرية

• التوجّه 3: نموذج وكالة يو وورك من شركة يونيليفر

• مستقبل العمل هنا – هل متخصص الموارد البشرية جاهز؟

تأثير التغيرات المتسارعة وعدم اليقين في السوق على طريقة عملنا

لقد أدرك أرباب العمل والموظفون على حدٍ سواء أنه من الممكن ليس فقط العمل عن بُعد ولكن القيام بذلك بشكل مُنتج وفعال وتعاوني. لكن انتشار فيروس كوفيد 19 كان له تأثير أكبر بكثير من إظهار أن العمل الهجين هو بمثابة فرصة حقيقية. وأثبت أن الأشخاص المختلفين يكونون إنتاجيّون في أوقات مختلفة وأنّ الموظفين يتوقعون مزيدًا من المرونة في العمل والوكالة في تصميم كيفية ووقت عملهم.

ماذا الذي يعنيه هذا مع استمرار تطور الأسواق ومواجهة حالات عدم اليقين والتحديات الجديدة؟ للمنظمات الفرصة لتسخير هذه النتائج الجديدة ودعم الموظفين بطرق تتيح لهم تحقيق الإبداع والكفاءة في العمل، أو يمكنهم التمسك بالطرق القديمة لممارسة الأعمال التجارية والمخاطرة بفقدان المواهب الرئيسية.

يعمل معظم العمال في نوبات العمل حيثُ يجيبون على الهواتف أو رسائل البريد الإلكتروني للعملاء، ولا يتمتعون برفاهية العمل في ساعات عملهم من خلال نماذج مرنة. لهذا تتغير التوجّهات، ولكن لا يزال يتعين على متخصصي الموارد البشرية تحديد الأفضل بالنسبة للمؤسسة أولاً. فهذا هو التوازن الذي سيتطلب الابتكار ومراعاة طرق جديدة للعمل مع الاستمرار في دعم أهداف العمل.

بصفتك ممارساُ للموارد البشرية، يمكنك مساعدة مؤسستك على التنقل في مستقبل العمل واحتضان توجهات نموذجية جديدة تساعد كلاً من الأعمال التجارية والموظفين على الاستمرار في تحقيق النتائج. دعونا نراجع ماهية هذه التوجّهات الجديدة وكيف يمكن الاستفادة منها ودعمها من قبل متخصصي الموارد البشرية والمديرين.

التوجّه الأول: العمل المرن

مع استمرار ظهور طرق جديدة للعمل، مثل العمل عن بُعد والعمل الهجين، أصبح من الواضح بشكل متزايد أنه سيتم استبدال نموذج العمل التقليدي الذي يبدأ من الساعة 9 صباحاً إلى 5 مساءً قريبًا. وتثبت البيانات من أبحاث شركة ميكروسوفت صحة هذا التوجّه.

في بداية الجائحة، تتبعت شركة ميكروسوفت أن محادثات فرق ميكروسوفت (Microsoft Teams) زادت بشكل ملحوظ خارج ساعات العمل “التقليدية”، خاصة بين الساعة 6 مساءً و8 مساءً. حيث كانت هناك فترتا ذروة خلال يوم العمل (قبل وقت الغداء مباشرة وبعده مباشرة)، وظهرت فترة ثالثة بين موظفيها. ومن المثير للاهتمام، أن طريقة العمل هذه في مرحلة ما بعد الجائحة لا تزال قائمة. ومع ذلك، فإن السؤال المطروح هو ما إذا كان هؤلاء الأشخاص يتبنون العمل المرن أو محاولة اللحاق بالركب بعد يوم حافل.

لا شك أن ساعات “خارج الخدمة” قد تضخمت خلال الجائحة. ووفقًا لمؤشر اتجاهات العمل من ميكروسوفت، فقد زاد الوقت الذي يتم قضاؤه في اجتماعات فرق ميكروسوفت (Microsoft Teams) بأكثر من الضعف على مستوى العالم منذ بدء عمليات الإغلاق لعام 2020 والعمل عن بُعد، مع زيادة متوسط الاجتماع بمقدار 10 دقائق ومتوسط إرسال مستخدمو (Teams) لمحادثاتٍ أكثر بنسبة 45٪، وبنسبة 42٪ محادثات أكثر لكل شخص بعد ساعات.

يشير الرسم البياني لـميكروسوفت إلى أن حوالي 30 بالمائة من الأشخاص الذين تمت عليهم الدراسة شهدوا “ذروة” العمل في الصباح وبعد الظهر والمساء. المصدر

وتشير هذه البيانات بوضوح إلى أن الخطوط الفاصلة بين وقت “العمل” ووقت “المنزل” غير واضحة ولا تزال غير واضحة. يجب أن يأخذ قسم الموارد البشرية في الاعتبار أين تكمُن الفوائد والعيوب في الذروة الثالثة وكيف يمكنهم دعم الموظفين لضمان عدم تأثر المشاركة والإنتاجية.

إيجابيات العمل المرن

عندما تعمل من المنزل وتقضي وقتك ما بين اجتماعات زوم (Zoom) واجتماعات تيمز (Teams)، فمن الطبيعي أن تبدأ خطوط العمل والحياة المنزلية في أن تصبح شائبة ومن الممكن أن يؤجل بعض الأشخاص عملهم الخاص بهم لوقت لاحق من المساء. فيتيح ذلك بتوقف أقل ومزيداً من فائض مركز للعمل بتركيز، كما يتضح من أبحاث ميكروسوفت (Microsoft) – أن هناك ارتفاعٌ في العمل على الأجهزة بنسبة 30٪ في المساء.

إذن، ما هي فوائد العمل المرن الجديدة؟

• زيادة المرونة: من خلال تقديم ترتيبات عمل مرنة، يمكن لأصحاب العمل تلبية احتياجات موظفيهم. هذا مفيد بشكل خاص للموظفين الذين لديهم التزامات عائلية أو شخصية أخرى يحتاجون إليها للتوفيق بين حياتهم العملية. وفقًا لـجمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM)، فقد أشارت إلى أن هناك 55٪ من الموظفين قد أشاروا إلى التوازن بين العمل والحياة والمرونة بوصفهما جانبين هامين للغاية من جوانب رضاهم الوظيفي.
• جذب أفضل المواهب: يمكن للشركات التي تتبنى العمل الهجين وأوقات الذروة الثلاثية الوصول إلى مجموعة مواهب أكبر بكثير وذلك لأن المواقع الجغرافية لم تعد مهمة. بالإضافة إلى ذلك، سيتم جذب الموظفين الذين يقدرون المرونة والاستقلالية إلى نموذج العمل الناشئ. غالبًا ما يكون الموظفون المستقلون من أفضل الموظفين الطبيعيين.
• زيادة التعاون: يمكن للفِرق التي تعمل عبر مناطق زمنية مختلفة أن تتعاون طالما أن جميع أعضاء الفريق مرتاحون مع الترتيبات.
• انخفاض مستويات التوتر: عندما يتمكن الموظفون من تصميم جداول عملهم، يمكنهم ذلك من تقليل مستويات التوتر.

سلبيات العمل المرن

في الوضع المثالي، يجب أن يحقق التوازن بين العمل والحياة ساعات عمل منتجة مع وجود وقت كافٍ للمهام الشخصية والعائلة. ومع ذلك، وفقًا لدراسة أجرتها مجلة هارفارد بيزنس ريفيو، فقد أبلغ 94٪ من الموظفين عن عمل أكثر من 50 ساعة في الأسبوع، وقال نصفهم تقريبًا إنهم عملوا أكثر من 65 ساعة في الأسبوع – وهو مقابل الوقت المخصص لأحبائهم.

وفيما يلي السلبيات التي يجب أن يدركها متخصصو الموارد البشرية:

• لا يزال هناك مجال للنماذج التقليدية: لا يرغب الجميع في العمل خارج ساعات العمل العادية التي تتراوح من الساعة 9 صباحاً إلى 5 مساءً يومياً. ولا يزال الكثير من الناس يرغبون في العمل أثناء النهار ولا يريدون أن تتعدى ساعات عملهم لبعد انتهاء ساعات الدوام.
• تصبح الحدود الخاصة غير واضحة: حيث إنّ قبول مناوبات العمل المسائي قد يؤول إلى خطر حقيقي يتمثل بأن يصبح الشخص مهووسًا بالعمل ودائما على أهبة الاستعداد للقيام به، والذي بدوره يقلل بل ويقضي على التوازن بين العمل والحياة.
• لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع: يريد بعض الموظفين التكامل بين العمل والحياة ويسعدهم حضور الاجتماعات من مائدة الإفطار. بينما يريد الآخرون التوازن بين العمل والحياة وتحديد واضح بين الحياة العملية والحياة المنزلية.
• قد يواجه بعض الموظفين صعوبة في التكيف: يجب أن تدرك الشركات التي تختار نماذج العمل المرنة أن الموظفين الذين اعتادوا على أسبوع العمل التقليدي قد يواجهون صعوبة في التكيف مع جدولٍ أكثر مرونة. ستكون هناك حاجة إلى التدريب والدعم والهياكل الواضحة لتحقيق الانتقال السلس.

المرونة والحرية ليسا نفس الشيء. أنا أؤمن إيماناً عميقاً أن الموظفين يريدون المزيد من الخيارات حول كيفية عملهم وكيف يجب أن يتناسب العمل مع حياتهم، ولكن هذا لا يعني بالضرورة أنهم لا يريدون أبدًا أن يكونوا في المكتب.

نموذج العمل المرن: ما يجب أن تفكر فيه الموارد البشرية

العمل لوقت متأخر ليس بالشيء الجديد. فقد عمل الناس في وقت متأخر منذ عقود. ومع ذلك، يمكن أن يدعم يوم الذروة الثلاثي الإنتاجية والمرونة وطرق جديدة للتعاون، أو يمكن أن يفتح الباب لممارسات العمل والحياة غير الصحية للغاية إذا تم إزالة جميع القيود المفروضة على كيفية ووقت العمل. وتكمن الإجابة على مستقبل العمل في إيجاد التوازن الصحيح.

فيما يلي ثلاث إرشادات رئيسية يجب على المتخصصين في الموارد البشرية مراعاتها عند تصميم نماذج عمل جديدة تدعم العمل المرن.

1. تحديد سياسات المرونة

استخدم عمليات إجراء تنازلية وتصاعدية لتحديد سياسات المرونة:

يجب على الموارد البشرية إجراء مسح للموظفين والاستماع إلى احتياجاتهم ووضع التوقعات. كما يجب المشاركة في إنشاء نموذج العمل الهجين الذي يدعم الذروات الثلاث، ولا بد أن تلتزم الشركة بتكرار ذلك حتى يعلم الجميع ما يصلح وما لا يعمل.

يعتمد أفضل نموذج عمل لشركة ما إلى حدٍ كبير على سياقها التنظيمي واحتياجات موظفيها. ويجب أن يفهم أخصائي الموارد البشرية آثار كل نهج على الأعمال والموظفين، بالإضافة إلى عوامل أخرى مثل متطلبات الوظيفة والثقافة التنظيمية.

ليندا شافر: كبيرة مسؤولي عمليات الأفراد

يجب على الموارد البشرية والمديرين تشجيع الموظفين على أن يكونوا صادقين مع احتياجاتهم وملاحظاتهم الراجعة:

بناءً على هذا العملية، حدد مقصد الشركة وأهدافها وأنشئ إطارًا من شأنه أن يحقق الإستراتيجية الأساسية للشركة وأهداف الإيرادات. الهدف هو إيجاد توازن بين المرونة والاتساق.

تواصل مع الموظفين حيثُ أنه في حين أن الشركة تريد دعم العمل المرن، فمن المهم تلبية متطلبات الفرد والفريق والشركة والعملاء.

شارك إطار العمل وادعُ الموظفين لاختيار خيار العمل المرن الذي يناسب احتياجاتهم. هذه خطوة ضرورية – توفر الشركة إطار العمل، لذلك ستحتاج إلى التفكير بعناية في خياراتك، بما في ذلك:

• عندما يتم إنجاز العمل
• كيف يتم إنجاز العمل
• كيف يمكن للفِرق التعاون
• متى يجب أن تكون هناك اجتماعات ومتى لا يجب أن يكون هناك اجتماعات
• كيف يتم تحديد النتائج وقياسها
• المعدات التي يحتاجها كل موظف للقيام بعمله
• أنظمة إدارة الأداء الداعمة
• المنصات التي ستستخدمها

أخيرًا، كن مستعدًا لتكرار ذلك. هذه طريقة جديدة للعمل ولن تكون مثالية في البداية.

إن نموذج العمل الجديد ليس نشاطاً يعتمد على “التعيين والنسيان”. بل يبدأ بالاستماع إلى موظفيك لفهم ما يحتاجون إليه لتحقيق الازدهار وتحديد أي من المبادئ وحواجز الحماية التي تهمك. ثم تختبر وتتعلم، وتحصل على الملاحظات الراجعة، وتعديلها، ومن ثم تكرارها.

1. حل العمل الذي يتعدى على الوقت الشخصي

• قم بتعيين الساعات الأساسية وحدود التواجد. سيشمل ذلك تحديد عدد الساعات التي يُتوقع من الموظفين العمل فيها يوميًا، وكيفية تسجيل تلك الساعات، وأين تتوفر المرونة بالتواصل.
• قم بتمكين الموظفين من إدارة مرونتهم من خلال منحهم الأدوات اللازمة لمعرفة وقت عملهم وما يعملون عليه.
• قم بتحديد إرشادات الاتصال، بما في ذلك الوقت الذي يمكنهم فيه استخدام الدردشة/البريد الإلكتروني للتواصل بدلاً من الاجتماعات، والتخلص من ضغط الرد فورًا على الرسائل، وتشجيع الموظفين على إيقاف تشغيل إشعارات القناة في المساء عندما يقومون بعمل يستحق التركيز.
• يجب أيضًا على العمال الذين يستخدمون الذروة الثالثة بعد ساعات العمل جدولة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم لإرسالها في صباح اليوم التالي فقط حتى لا يتعدوا على الوقت الشخصي لزملائهم أو عملائهم.

لا بأس إذا كان الموظف يريد العمل من التاسعة إلى الخامسة. من الجيد أيضًا أن يذهب الموظف ليقيل أطفاله في الساعة 3 مساءً ويلحق بالعمل في التاسعة. يحتاج أرباب العمل إلى أن يكونوا أقل توجيهًا وأكثر استيعابًا للوضع الشخصي لكل موظف دون السماح للتفضيلات الشخصية للزملاء بإلحاق الضرر بالتوازن بين العمل والحياة الشخصية لبعضهم البعض.

1. جعل الرفاه أولوية

• في النموذج المرن، من المهم التوقف عن تقييم الحضور على الأداء. بدلاً من ذلك، يجب على المديرين الجلوس مع فرقهم، وتحديد أهداف أداء واضحة، ثم قياس مدى تقدم فريقهم.
• يتمثل دور الموارد البشرية في مراجعة كيفية قيام المديرين بقياس فرقهم لضمان تلبية جميع أهداف العمل الأساسية دون أن يعمل الموظفون لساعات أطول من المتوقع.
• من المهم أن تؤخذ رفاهية الموظف في الاعتبار لتجنب الإرهاق، ولهذا السبب يجب مراقبة متوسط ساعات العمل الأسبوعية بدقة مقابل الإنتاج.

نصيحة خبيرة الموارد البشرية جولاندا

يجب أن يأخذ قسم الموارد البشرية دوره في تعزيز الثقافة والثقة والتواصل وخلق ممارسات تتناول جميع جوانب الرفاه (الجسدية والعقلية والاجتماعية والمهنية والمالية). يجب على رواد الأعمال مراعاة ما يلي:

كيف يقومون بغرس هذا في فرقهم وماذا يمكنهم فعله أيضًا لإنشاء توقعات واضحة وتحديد أولويات العمل في جداول غير متزامنة. يتضمن ذلك تسجيل الوصول المنتظم في عبء العمل وإجمالي ساعات الدوام في الأسبوع، بغض النظر عن وقت عملهم. كذلك قم بتيسير المناقشات في الفريق حول كيفية عمل الأشخاص معًا، وكيفية وضع الحدود، وكيفية إدارة الأداء.

يجب أن يقود قسم الموارد البشرية المناقشات حول إجهاد الاجتماع. أشار تقرير أتلاسيان (Atlassian) الأخير إلى أن 23٪ من الموظفين الذين عقدوا اجتماعات تصل إلى 15 ساعة أسبوعيًا عانوا من علامة أو أكثر من علامات الإرهاق وأن 23٪ من الأشخاص أظهروا أعراض الإرهاق عندما كانوا يعقدون اجتماعات أكثر من 20 ساعة كل أسبوع.

اغتنم الفرصة لإعادة التفكير في الاجتماعات. هل كل اجتماع يحتاج إلى أن يُعقد؟ هل يمكن أن يتحول ليصبح بريدًا إلكترونيًا فقط أو مقطع فيديو يمكن للأشخاص مشاهدته لاحقاً؟ هل لكل اجتماع هدف ونتائج وجدول أعمال وقراءة مسبقة وميسر؟ سيكون العمل المتعمد على ممارسات اجتماعات جديدة مكسبًا للرفاهية والإنتاجية ونتائج الأعمال.

• جولاندا روتفيل، مساعدة أولى، خبيرة مستقبل العمل، شركة كيوغ للبناء

التوجّه الثاني: المشاركة الوظيفية (مشاركة مهمة الإدارة)

تقاسم الوظيفة ليس مفهوما جديداً. فعلى مدى عقود، استخدمت المنظمات الحكومية والخاصة نموذج تقاسم الوظائف للتخفيف من مخاطر وجود الكثير من المعرفة مع شخص واحد، ولمعالجة النقص في المهارات وتزويد بعض الأفراد بمزيد من المرونة في العمل. ومع ذلك، فهو نموذج عمل لم يتم استكشافه أو اعتماده على نطاق واسع – حتى الآن.

تشبه مشاركة القمة مشاركة الوظيفة ولكن على مستوى الإدارة، وهو شيء أحدث بكثير ونتاجٌ لتغير طريقة تفكيرنا في العمل ومستقبل العمل.

تواجه معظم الصناعات حاليًا الحالة المثالية:

• كبر سن القوى العاملة الذين لديهم ثروة من المعرفة القيادية والمؤسسية
• سوق عمل محكم ونقص في المهارات
• الموظفون الأصغر سنًا الذين ينتظرون نماذج عمل مرن وهجين
• الاقتصادات الصعبة
• حالات من عدم اليقين في السوق

تميل الإدارة وأصحاب الأدوار ذوو الخبرة والتقنية العالية إلى أن يكونوا أكبر تكلفة على الشركة، حيث توجد معظم خبرة العمل والمعرفة المؤسسية وأحد المجالات التي تكافح فيها المؤسسات أكثر من غيرها لملء الأدوار. ويمكن للشركات التي تواجه هذه التحديات أن تنظر إلى أفضل نموذج للمشاركة كحل.

الحل المرن للاستفادة من المزيد من المهارات

على نحوٍ تقليدي، لم تصل مشاركة الوظيفة إلى المناصب العليا نظرًا لوجود توقع بأنه إذا عملت لساعات أقل فلن تتقدم حياتك المهنية. ومع ذلك، وفقًا لشركة فاست (Fast Company)، فقد شهدت سويسرا تقدمًا كبيرًا في مشاركة القمة -دور الإدارة- على مدار العقد الماضي – حتى الوصول إلى مستوى الرئيس التنفيذي. في الواقع، لا يعمل ثلث القوة العاملة السويسرية لساعات كاملة – بما في ذلك المسؤول التنفيذي والأفراد ذوي المهارات العالية.

إذن، من هو صاحب أعلى مشاركة عادةً؟

• المديرون والقادة الذين اقتربوا من التقاعد ولكنهم يريدون الاستمرار في العمل بدوام جزئي ومشاركة معارفهم مع التمتع أيضًا بحرية السفر ومتابعة الأنشطة الأخرى.
• المديرون الأصغر سناً الذين يجلبون المعرفة التقنية والفنية ووجهات النظر الجديدة.
• الأفراد الذين هم رواد أعمال ولكنهم شغوفون بمجالات أخرى في حياتهم أيضًا ويفضلون العمل لساعات أقل.

الإيجابيات من المشاركة الوظيفية – مشاركة دور الإدارة

في حين أن مشاركة القمة -دور الإدارة- قد لا تكون للجميع وستعتمد على العثور على شخصين يمكنهما العمل معًا بشكل جيد والثقة ببعضهما البعض، إلا أن هناك فوائد رئيسية لنموذج العمل الجديد هذا.

وتشمل هذه:

• الوصول إلى المزيد من المهارات: يجلب شخصان بشكل طبيعي المزيد من المهارات والمعرفة إلى الدور أكثر من شخص واحد.
• الابتكار والإبداع: يزيد التنوع في مكان العمل من بناء الحلول لأن العقليات والخبرات المختلفة يتم جلبها لنفس المشكلة. تعمل أعلى المشاركات عبر الأجيال على وجه الخصوص على زيادة التنوع في مكان العمل.
• دعم النموذج الهجين: يتمثل أحد تحديات مستقبل العمل في إيجاد طرق لتزويد الموظفين بمزيد من المرونة مع تقديم إنتاجية أعلى وتحسين عملية صنع القرار للمؤسسة – ومن المحتمل أن تقدم مشاركة القمة -دور الإدارة- كلاهما.

سلبيات مشاركة الوظيفية – مشاركة دور الإدارة

قد يكون مستقبل العمل هو المرونة وإيجاد حلول مبتكرة لظروف السوق الصعبة، ولكن من المهم أن تتذكر أنه ليس كل حل يناسب احتياجات المؤسسة.

فيما يلي بعض السلبيات التي يجب أن تأخذها الموارد البشرية في الاعتبار عند المشاركة في دور الإدارة:

• هناك تكاليف إضافية: على الرغم من تقاسم الراتب، فإن تعيين موظفين بدلاً من واحد سيكلف الشركة أكثر من حيث التعقيدات والفوائد.
• قد يفقد العمل الموهبة بدلاً من جذبها: إذا لم يرغب المرشح المحتمل في مشاركة الإدارة فلن يكون مهتمًا بهذا المنصب.
• هناك احتمال حدوث تعارض: تتطلب مشاركة الإدارة مستوى عالٍ من الثقة والتعاون والقدرة على التخلي عن التحكم والسيطرة. فهي ليست للجميع.
• يمكن أن تكون الرواتب المنخفضة مشكلة: لا يبحث الجميع عن التساهل في نطاقِ رواتبٍ أقل أو متقاسمة.

نموذج مشاركة الوظيفية : ما الذي يجب أن تفكر فيه الموارد البشرية

يقول الدكتور ديتر فيلدسمان، “أعتقد أن مشاركة القمة -دور الإدارة- هي أحد النماذج التي يمكن للشركات استخدامها أكثر بكثير مما هي عليه حاليًا لتزويد الموظفين بمرونة أوسع فيما يتعلق بترتيبات العمل”. مُضيفاً: “إننا نشهد المزيد من العمل متعدد التخصصات حيث يبحث الموظفون أيضًا عن الوقت والفرصة لمتابعة اهتمامات أخرى. وتُعد مشاركة الوظيفة طريقة لخلق بعض تلك الفرص “.

مع وضع ذلك في الاعتبار، يجب على متخصصي الموارد البشرية مراعاة العناصر الرئيسية التالية لضمان نجاح مشاركة القمة -الإدارة-.

1. ضمان مشاركة الإدارة للأفراد المتوافقين

• يجب أن يكون الأفراد القائمين على مشاركة الإدارة قادرين على التواصل والتعاون وعدم الاختلاف مع بعضهم البعض.
• قد يستغرق الأمر جولات متعددة من المقابلات وحتى فترة تجريبية لضمان توافق شخصين.
• لا يعني التوافق وجود شخصين لهما نفس المؤهلات والخبرات بالضبط – في الواقع، تعد المهارات والخلفيات المتنوعة ميزة إضافية في مشاركة القمة -دور الإدارة- لأن المنصب يمتلك مجموعة مهارات أوسع وقدرة كبيرة على رؤية جميع الزوايا.
• كن واضحًا بشأن السبب وراء نظر الشركة في مشاركة الإدارة لهذا المنصب الخاص، وتأكد من أن المرشحين قد شاركوا أسبابهم بصراحة أيضًا. فهذا أمر بالغ الأهمية لفهم الجميع واحترام حدود بعضهم البعض.
• بصفتك متخصصًا في الموارد البشرية، اعمل مع الشخصين اللذين يتشاركان في الإدارة لمساعدتهما على مناقشة وتحديد واختيار الطرق التي يريدان العمل بها والتي تناسبهما.

1. العمل الفعّال مبني على أدوار محددة بوضوح

• ابدأ بالتعرف بوضوح على الدور الذي ينطوي عليه والنتائج المتوقعة للموقف.
• بعد ذلك، تعرف عن كُثب على مهارات وخبرات كبار المشاركين.
• وبصفتك متخصص في مجال الموارد البشرية، اعمل مع كبار المشاركين لمواءمة واجبات ومسؤوليات المنصب مع مواهبهم وخبراتهم.
• وشارك في إنشاء المنصب الوظيفي معهم، مع ضمان تحمل كل منهم للمساءلة عن أدواره المخصصة والمحددة بوضوح.

كن واضحًا بشأن ماهية أدوار الأشخاص. لأن مشاركة الأدوار المتماثلة ستؤدي إلى تقليل شعور الأشخاص بالمسؤولية مع زيادة التعقيد. فإذا كنت بحاجة إلى شخصين للقيام بدورٍ ما، قم بتعيين شخصين. وأعطِ كلَّ واحدٍ منهما مسؤولياته الخاصة وتأكد من أنهما يعملان معًا بشكل جيد.

1. يجب أن تظل الموارد البشرية مشاركة

• لا تقم ببساطة بتصميم الدور المشترك ثم ترك الأمر لكبار المشاركين لإدارة أنفسهم.
• إذا كان لديهم مدير، فتأكد من أنّهه لديه ما يكفي من خبرة التدريب والتوجيه ليتمكن من الإشراف على كبار المشاركين دون تفضيل أحدهم على الآخر.
• إذا كان أكبر المشاركين من المديرين التنفيذيين لـلمسؤول التنفيذي، فضع آليات تتبع أن كلا من كبار المشاركين يستثمران بشكل متساوٍ في مخرجاتهما.
• عليك التأكد من أن المنظمة بأكملها تفهم أدوار ومسؤوليات كل من كبار المشاركين وكذلك أينما وُجدت ازدواجية بالدور.
• ترسيخ قنوات الاتصال والتعاون لضمان المساءلة والشفافية وحل أي مشاكل قبل ظهورها.

نصيحة خبير الموارد البشرية د. ديتر فيلدسمان

تتطلب مشاركة القمة -مشاركة دور الإدارة- غرضًا واضحًا ومبادئ سليمة لكيفية إنجاز العمل، ويجب أن يكون الأفراد المعنيون مجهزين بشكل واضح حول كيفية إدارة متطلبات التعاون والحدود والنتائج. ومشاركة الوظيفة لا تتعلق بالتنافس مع نظيري الذي أشارك الدور معه. بل يتعلق الأمر بالقدرة على تحقيق توقعات العمل بطريقة أكثر مرونة وسهولة.

التوجّه 3: نموذج وكالة يو وورك من يونيليفر (Unilever’s U-Work)

إنْ كنت تولي اهتمامًا لأهم اتجاهات الموارد البشرية التي تغير مستقبل العمل، فسترى إشارة إلى برنامج يو وورك من يونيليفر. حيثُ يجب أن تكون العوامل المساهمة في نموذج العمل الجديد مألوفة للغاية: القوى العاملة المتقادمة، والحاجة إلى تحسين المهارات وإعادة تشكيلها، وزيادة التركيز على أدوار ومسؤوليات الرعاية، وبالطبع، الموظفين الذين يبحثون عن المزيد من المرونة في حياتهم.

وفقًا لشركة فوربس (Forbes)، فقد تم إطلاق الفكرة وراء برنامج (U-Work) عندما أدركت شركة يونيليفر (Unilever) أن ما يقرب من ثلث قوتها العاملة في المملكة المتحدة مؤهلة للتقاعد في غضون السنوات الخمس المقبلة. بالإضافة إلى ذلك، هناك موظفون في الثلاثينيات والأربعينيات والخمسينيات من العمر لديهم مسؤوليات أبوية ويتوقع الجيل زد (Z) -وهو الجيل الذي يلي جيل الألفية- أيضًا توفر نموذج عمل مرن للغاية وهجين.

فقد أدركت الشركة أن هناك حاجة إلى نموذج عمل جديد والذي يمكنه تلبية الطلب على المرونة من ثلاث قطاعات مختلفة من القوى العاملة اليوم.

الحل؟ برنامج يو وورك (U-work)؛ وهو نموذج عمل قائم على أداء المهام والذي طبقته شركة يونيليفر (Unilver) لحل كل هذه التحديات والمزيد.

يقول إريك فان فولبن، مؤسس أكاديمية AIHR: “هذه ليست مبادرة خاصة بشركة يونيليفر (Unilever)” وأضاف قائلاً “تتجه المنظمات بشكل متزايد نحو نموذج الوكالة، حيث يشكل الأفراد المختلفون فرقًا مؤقتة لحل المشكلات وإدارة المشاريع، إلا بعد حل المشكلة أو إتمام المشروع. ثم ينضمون إلى مشروع جديد ويبدأون من جديد “.

يحافظ هذا النظام على انخفاض النفقات العامة ويزيد من تجمع المواهب نظراً لأنك لن تحتاج إلى الاستعانة بموارد القوى البشرية بدوام كامل لحل المشكلات قصيرة الأجل أو تقديم مشاريع عاجلة.

داخل بيئة برنامج يو وورك:

الأشخاص في برنامج يو وورك (U-Work) ليس لديهم دور ثابت. فهم يعملون في مهام مختلفة، وبين المهام لهم الحرية في القيام بأشياء أخرى مهمة لهم. يحصلون على كفيل شهري ومجموعة من المزايا المصممة خصيصًا سواء كانوا يعملون لأداء مهمة ما أم لا. يمكنهم تصميم أنماط العمل التي تناسبهم – بأي نمط سواء من بضعة أيام في الأسبوع لبضعة أشهر، إلى دفعات قصيرة ومركزة من الدوام الكامل مع فترات راحة بينهما. ويتقاضون رواتبهم مقابل كل مهمة عندما يعملون عليها.

فوائد برنامج يو وورك

وفقًا للدكتور ديتر فيلدمان، هناك عدد من الفوائد الرئيسية لهذا النموذج الجديد:

• أصبح العمل أكثر إنسانية، مع تحول التوازن بين أصحاب العمل والموظفين نحو الشراكة على عكس نماذج السلطة الأبوية السابقة.
• برنامج يو وورك وغيره من الابتكارات المتعلقة بالأسواق المرنة، والمشاريع الممتدة القائمة على التخصيص، والعمل الحر، منح أصحاب العمل إمكانية الوصول إلى مجموعات مهارات أكثر تنوعًا مع استمرار إدراكهم لتزايد التكاليف العامة / عدد الموظفين.
• بالنسبة للموظفين، يوفر العمل القائم على التخصيص مزيدًا من المرونة في متطلبات وظائفهم، ويوسع اهتمامات الأفراد ومهاراتهم، ويساعد الأشخاص في إنشاء مناصبهم.
• يعد العمل المليء بالتحديات محركًا كبيرًا لمشاركة الموظفين، خاصة بين الموظفين في بداية حياتهم المهنية، وهذا النوع من النهج يسمح للموظفين بالتنقل بين المهام الصعبة.
• من ناحية أخرى، نشهد أيضًا قيام المؤسسات بتسخير الحكمة داخل موظفيها الأكثر خبرة، الذين يبحثون عن مراحل متأخرة جديدة من حياتهم المهنية ولكنهم لا يريدون جمود وظائف الإدارة التقليدية.

نموذج العمل الناشئ – اتجاهات يجب أن تعرفها الموارد البشرية

• أيام الذروة الثلاثية

أصبحت الخطوط الفاصلة بين وقت “العمل” ووقت “المنزل” أكثر تشوشاً حيث ظهرت ذروة ثالثة للإنتاجية بين الساعة 6 و8 مساءً.

• مشاركة القمة

على غرار تقاسم الوظائف ولكن على مستوى الإدارة، حيث يتشارك اثنان من كبار المديرين التنفيذيين في الدور الإداري.

• التكليف بالعمل

تم تقديمه لحل القوى العاملة المتقادمة بالعمر، ويتم توفير العمل القائم على أداء المهام للأفراد المهرة.

مستقبل العمل موجود هنا – هل أنت جاهزٌ لذلك؟

بالنسبة للعديد من متخصصي الموارد البشرية، قد تكون هذه التحولات ونماذج العمل الجديدة شاقة. هناك العديد من الفوائد الواضحة، لكن تصميم العمليات والأنظمة والأدوار الوظيفية والنتائج الجديدة يمكن أن تكون معقدة. ومع ذلك، تتجاهل المؤسسات كيف أن العالم يتغير، وما هي توقعات الموظفين التي ستمضي قدماً وكيف تستفيد الشركات المبتكرة من هذه التوجّهات لتحقيق ميزة تنافسية على مسؤوليتها.

ما كان يُعتبر مستحيلًا قبل بضع سنوات قصيرة أصبح الآن بمثابة قواعد أساسية، ويستمر المعيار في التغيير. على سبيل المثال، ذكرت صحيفة أمريكا اليوم (USA Today) أن المنظمة غير الربحية التي تُدعي فور داي ويك (4 Day Week)، لها ستة أشهر تخوض تجربة العمل لمدة 4 أيام في الأسبوع مع 70 شركة بريطانية، ويقول جميع المشاركين تقريبًا أنه على الرغم من خسارة يوم كامل، فإن الإنتاجية لم تنخفض. وفي الواقع، أبلغ البعض عن تحسينات كبيرة. فبدأت شركة يونيليفير تجربتها في أسبوع العمل لمدة 4 أيام في أستراليا، وتحذو شركات أخرى حذوها.

بالنسبة لمتخصصي الموارد البشرية، فإن الأسئلة الأكثر صلة بالموضوع التي يجب طرحها الآن هي:

• هل تدرس شركاتنا شكل مستقبل العمل وهل لدينا خطط للتعامل مع المرونة بالعمل وتوقعات العمل الهجينة؟
• ماذا يفعل منافسونا وماذا سيعني ذلك بالنسبة للإنتاجية والابتكار والعلامات التجارية لصاحب العمل؟
• أين هي العلامات الحمراء التنبيهية ومناطق الخطر إذا لم نفهم ذلك بالشكل الصحيح؟ كما رأينا، فإن المرونة والعمل الهجين أكثر تعقيدًا بكثير من فكرة إرسال الأشخاص لمنازلهم مع أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم. فالطريقة الكاملة التي ننظر بها إلى العمل تتغير وتحتاج نماذج العمل إلى التطور وفقًا لذلك.
• هل نستغل هذه الفرصة لتصميم طريقة عمل جديدة تدعم موظفينا وعملائنا وأعمالنا؟