المنظمات الكبيرة والتي تحافظ على هويتها ومركزها بين المنافسين تبذل جهداً كبيرا في عملية البحث والاختيار عن افضل الكفاءات لشغل وظائفها وتبذل جهدود مستمرة لتطوير عمليات الإستقطاب الخاصة بها، لذلك فإن من يجري المقابلة يكون السفير المباشر لأي شركة خلال عملية التوظيف. فعملية التوظيف المدروسة والمنظمة تخفض التكاليف، تزيد من الشفافية وتحسن تجربة المرشح بالاضافة الى زيادة فرص اختيار افضل الكفاءات.

لاشك بأن المحتوى العربي حول المقابلات الشخصية والنصائح التي تساعد المرشحين للإستعداد يعتبر جيداً، ولكن المحتوى الخاص بتطوير ممارسات عملية المقابلات الوظيفية لدى الشركات مازال ضعيفاً.

لذلك حرصت في هذا المقال أن أجمع بعض المعلومات المفيدة لمسؤولي التوظيف لتطوير تلك الممارسات عبر خمس خطوات أساسية لإجراء اي مقابلة شخصية والتي تضمن سلاسة في الإجراءات ونسبة رضا اعلى لجميع الأطراف.

الخطوة الأولى: اختيار لجنة المقابلة

عند دعوة أحد المرشحين لإجراء مقابلة شخصية، من المهم معرفة ما إذا كان يجب عليك إجراء المقابلة بشكل فردي أو تحتاج إلى عدد من المسؤولين للمساعدة في فرز واختيار المرشحين.

اختيار لجنة التوظيف  عن طريق مراعاة ما يلي:

•  يجب دعوة الشخص الذي سيكون مسؤلاً عن الموظف الجديد بشكل كامل ومباشر (مشرف، مدير …الخ).
• يفضل دعوة الشخص الذي سيكون مسؤلاً عن الموظف الجديد بشكل جزئي ولكن اكثر من 50٪.
• من الجيد دعوة الموظف الحالي الذي سيكون تحت ادارة الموظف الجديد.

من المهم ذكر أنه لا ينبغي دعوة أكثر من خمسة مسؤولين في المقابلة الواحدة، بل حتى أن هذا العدد يعتبر احياناً كبيراً بالنسبة للمنظمات الناشئة والمتوسطة والصغيرة. لذلك ثلاثة مسؤولين يعتبر عدد مقبول، ويفضل عادةً أن يشمل صاحب العمل، مدير المرشح وزميل او شخص من ضمن الفريق الذي سيعمل به المرشح.

أيضا، وبشكل عام، لا يفضل ان يجري المقابلة مع المرشح أكثر من مسؤول في نفس الوقت، لان ذلك يعتبر امرا غير محبب وربما غير مستحب للكثير من للمرشحين. لذلك، تجنب هذا ما لم يكن هناك سبب حقيقي لإجراء مقابلة بهذا العدد من المسؤولين.

الخطوة الثانية: تحديد التوقيت والمدة

في هذه الخطوة وبعد أن تم اختيار لجنة التوظيف، تحتاج إلى تحديد المدة الزمنية للمقابلة، ومقدار الوقت المخصص لكل مسؤول.

اعتمادا على نوع الوظيفة والمسؤولين المدعوين، قد يكون من المناسب أن:

• تجعل أكثر من مسؤول يعملون معًا – على سبيل المثال، يمكن لشريكين لأحد المنظمات مقابلة المرشح معاً لصنع قرار ترشيح افضل.
• إجراء المقابلة في إطار غير رسمي مثل إجرائها في وقت الغداء أو العشاء.
• إجراء مقابلات تقليدية.

أمثلة على تقسيم وقت المقابلة:

الخطوة الثالثة: إعداد الأمور اللوجستية والمساعدة

في هذه الخطوة وبعد تحديد مسؤولين التوظيف والمدة التي يحتاجونها، ستحتاج إلى إعداد وتنسيق الجوانب اللوجستية حتى تسير العملية بسلاسة وتحقق المطلوب.

لذلك حاول التأكد من ما يلي:

• تحديد وحجز مكان مناسب لإجراء المقابلة لعدد اللجنة والأشخاص المدعوين.
• توفر وقت احتياطي لكل مقابلة في حال استغرقت احد المقابلات أكثر من المتوقع.

•  تنسيق وحجز مواعيد لجنة المقابلة قبلها بفترة كافية

من المهم جداً التأكد من أن جميع مسؤولي التوظيف المدعوين متاحين في وقت المقابلة المقرر مع وقت احتياطي. إذا لم تكن متأكدًا متى يكون المرشح متاحًا، أو إذا احتجت لأكثر من مرشح واحد للحضور، فيفضل حجز وقتاً أطول مع المسؤولين (يوم كامل على سبيل المثال).

• أرسال دعوة المقابلة

حاول بوقت كافي أن تشارك المرشح(ين) المعلومات الأساسية للمقابلة. مثلاً جدول المقابلة، والموقع، ومن الذي سيقوم بإجراء المقابلات معهم …الخ.

الخطوة الرابعة: التحضير للمقابلة والأسئلة التي ستطرح

في هذه الخطوة، يجب أن تتأكد من أنك مستعد لمقابلة المرشح من حيث نوعية الأسئلة المطروحة وهدفها.

لذلك من المهم قبل المقابلة بوقت كافي، تجهيز وتحديد مايلي:

• نسخة من الوصف الوظيفي.
• تحديد الهدف من الوصف الوظيفي.
• تحديد ومعرفة تناسق وتجانس فريق العمل الشخصي والثقافي.
• صياغة بعض أسئلة المقابلة بناء على الوصف الوظيفي ومتطلبات الفريق والتناسب الثقافي.
• صياغة بعض الأسئلة الفريدة استنادًا إلى السيرة الذاتية للمرشح (على سبيل المثال: لماذا غادر الشركة السابقة بعد 6 أشهر فقط؟).
• استعد لتضع أمامك السيرة الذاتية للمرشح، وخطاب التقديم، وأية عناصر أخرى قام بإرسلها.

على الرغم من أن أسئلة المقابلة تتنوع بناءً على المجال الوظيفي واحتياجات الشركة وطبيعة المقابلة،  إلا أن الأسئلة الخمسة التالية يمكن اعتبارها ضرورية في اي مقابلة عمل. فهي تختبر معلومات وثقافة المرشح ومدى شغفه للعمل معك.

أفضل خمس أسئلة يجب طرحها في المقابلة:

1. “ماذا تعرف عن شركتنا؟” -هذا السؤال يخبرك عما إذا كان المرشح قد استعد للمقابلة وبذل جهداً في البحث والتحليل.
2. “لماذا أنت مهتم في هذا المجال او التخصص؟ كيف يمكنك مواكبة ذلك؟ “- سؤال جيد لكلا من المرشحين ذوي الخبرة والمبتدئين لإظهار ما إذا كانوا مهتمين حقا في هذا المجال، ولديهم الشغف والرغبة في التعلم.
3. “هل ستكون على استعداد للعب الأدوار التالية مثل ( عميل / مدير الحساب، الموظف الغاضب / مدير الموارد البشرية، وما إلى ذلك)؟ -./ة سؤال مهم لتقييم ما إذا كان بإمكان المرشح التعامل مع سيناريو نموذجي تتضمنه الوظيفة.
4. “برأيك ماهي المهام اليومية التي ينطوي عليها هذا المنصب؟” – التوقعات هي جزء هام من عملية التوظيف. بالنسبة إلى المرشحين ذوي الخبرة، سيساعدك هذا على معرفة الانجازات التي  قاموا بها في وظائفهم السابقة. بالنسبة إلى الخريجين الجدد، سيعطيك فكرة عامة عن توقعاتهم ومدى واقعيتها.
5. “الآن وقد أخبرتك كل شيء عن الوظيفة والشركة، أخبرني لماذا تعتقد أن هذه الوظيفة رائعة بالنسبة لك.” – هذا السؤال يخبرك عما إذا كان المرشح يستمع إليك وعن مدى قدرته على تسويق مهاراته ومواهبه بشكل جيد.

الخطوة الخامسة: تقليل توتر المرشح

في السابق كان من الدارج محاولة ارباك المرشح بهدف اكتشاف تصرفه في بعض المواقف ولكن أثبتت بعض الدراسات النفسية أن هذه التصرفات تؤدي الى وضع المرشح تحت ضغط نفسي يؤثر على أداءه في المقابلة وتعطي انطباعا غير جيد عن الشركة. والأهم من ذلك أن هذا لا يعطي مؤشراً على مناسبة المرشح  للوظيفة.

من المهم ايضا اعطاء المرشح المعلومات التي يحتاجها مسبقًا، بما في ذلك:

• وقت المقابلة ومدتها والمكان الذي ستعقد فيه.
• الأشخاص الذي سيقابلهم.
• رقم التواصل الذي يجب أن يتصل به إذا حدث أمرا طارئ في يوم المقابلة واحتاج إلى إلغاء الموعد.

معلومات إضافية اختيارية:

• إذا كنت ستطلب من المرشح طلبات خاصة، مثل تقديم عرض تقديمي، يجب التنبيه للتحضير مسبقا.
• إذا كنت ستدعو المرشح لتناول وجبة مثلا أخبره بذلك.
• أي شيء قد يحتاج إلى معرفته مسبقا مثلا عدم توفر مواقف للسيارات، تفاصيل الوصول للمبنى / المكتب…إلخ.

 بعد انتهاء المقابلة

بعد مغادرة المرشح للمكتب و انتهاء المقابلة، ستكون أمام ثلاث حالات:

• المرشح كان مناسباً بإتفاق الجميع.
• المرشح كان جيدًا، لكن هناك خلاف بين لجنة التوظيف حول مناسبته.
• المرشح كان غير مناسب بالإتفاق.

إليك مايجب فعله في كل حالة من هذه الحالات:

الحالة الأولى: مرشح مناسب للوظيفة !!

• أرسل للمرشح خطاب عرض وظيفي في غضون 24-48 ساعة على أقصى تقدير لأنه ربما يتعاقد مع شركة اخرى في حال التأخر.
• يفضل ايضاً (اذا كانت الإجراءات تأخذ وقتاً) الاتصال بالمرشح ومنحه عرضًا شفهيًا وإبلاغه بأن خطاب العرض الرسمي، سيأتي عبر البريد الإلكتروني خلال الفترة القادمة ليبقى المرشح متحمسا ومستعداً.

الحالة الثانية: مرشح جيد ولكن لا يوجد اتفاق على مناسبته !!!

إذا كان هناك العديد من المرشحين الجيدين للوظيفة، أو كان هناك خلاف بين مسؤولي التوظيف حول مناسبة أحد المرشحين، فستحتاج إلى عقد اجتماع في أقرب وقت ممكن بعد إنتهاء المقابلة لاتخاذ قرار نهائي وذلك لأن الإنطباع عن المرشحين يتلاشى مع مرور الوقت مما قد يؤدي إلى قرارات خاطئة.

عند إجراء مناقشة حول أحد المرشحين، فاحرص على تركيز النقاش على الوصف الوظيفي و التناسب المعرفي والثقافي مع فريق العمل، ايضا احرص على أن تكون الانتقادات واضحة وبناءة على سبيل المثال: إذا إنتقد مسؤول التوظيف مرشحا بالقول “حسنا لم يعجبني هذا الشخص فهو يبدو متكبر”….هذا بالتأكيد ليس تعليقا بناءً. وبالغالب فإن التعليقات البناءة يجب أن تركز على أشياء مثل:

• “المرشحة كانت دقيقة في طريقة إجابتها على سؤال حول التسويق عبر البريد الإلكتروني. أيضا أعجبتني مهاراتها في HTML كود، وقدمت لي بعض الأمثلة على نماذج البريد الإلكتروني التي أنشأتها.”
• “يبدو أن المرشح لا يتناسب مع فريق التسويق لدينا. السبب في اعتقادي انه لم يبد استعداداً على التعاون مع اعضاء الفريق في بعض الزيارات الميدانية، وايضاً لم يكن جيداً في بناء علاقات تسويقية سابقة. كما تعلمون ان فريق التسويق لدينا يعمل مثل الأسرة الواحدة. ما هو رأي الآخرين؟”

الحالة الثالثة: مرشح غير مناسب !!!

في هذه الحالة اغلب الشركات للأسف لاتبالي في التواصل مع هذا النوع من المرشحين، ولعل هذا خطاء كبير وعدم تقدير لمشاعر المرشح الذي بذل جهداً في الحضور والإستعداد. لذلك أبلغ المرشح بشكل مباشر بعدم رغبتك بالتعاقد معه في غضون 24-48 ساعة إما عن طريق إجراء مكالمة هاتفية أو إرسال بريد إلكتروني. يذكر بعض خبراء التوظيف إن إبلاغ المرشح بالرفض بعد المقابلة مباشرة تصرف غير لائق؛ وينصحون بالإنتظار حتى اليوم التالي مراعاة لمشاعر المرشح.

في الحقيقة، الكثير من الشركات تفضل عدم ذكر سبب رفضها للمرشح. ومع ذلك، فمن الأفضل ذكره. فهو يساعد على تبرير قرار الرفض النهائي ويمكن أن يكون كتغذية راجعة مفيدة للمرشح لتساعدة في تجاوز نقاط ضعفه ودعم نقاط قوته وزيادة فرصه في الحصول عن وظيفة في المستقبل.

الخلاصة

إجراء المقابلات هو جزء ضروري من عملية التوظيف لأي منظمة. لايوجد هناك طريقة صحيحة وطريقة خاطئة للقيام بذلك ولكن من المهم اتباع طريقة منظمة ومدروسة تساعدك في إيجاد واختيار المرشح المناسب للوظيفة لمساعدة المنظمة على المنافسة والتميز لأن قوة المنظمات بتميز موظفيها.

المراجع:

https://www.businessknowhow.com/manage/hiretop.htm

https://blog.hubspot.com/marketing/great-interview-questions

How to conduct an interview: An interview checklist

https://www.linkedin.com/pulse/20140210135852-20017018-conduct-the-perfect-job-interview-in-twelve-simple-steps/

https://www.entrepreneur.com/article/248608